Как автоматично да изтриете стари имейли в Gmail

Имейлът може да бъде трудно нещо за управление. В работна среда е наложително да поддържате организирана входяща кутия, за да поддържате ефективност. Претрупаната входяща кутия може да се окаже доста голяма болка, особено когато сте принудени да превъртате през планини от по-стари имейли, които може вече да не ви трябват. Някога тези по-стари имейли може да са служили на определена цел, но оттогава са се превърнали в допълнителни препятствия при търсенето на конкретен имейл. Входяща поща, пълна със спам, наистина може да отнеме възможността ви да управлявате имейл библиотеката си и въпреки че има много начини да предпазите имейла си от попадане в допълнителни списъци със спам – препоръчваме изпращане на вашия имейл анонимно— все още трябва да изчистите старите спам съобщения, които са попаднали във входящата ви поща.

За да избегнете много време, не бих препоръчал да се опитвате да изтриете всичките си по-стари имейли ръчно. Вместо това, благодарение на помощта на филтрите, ще можете да се отървете от тези имейли много по-бързо. Чрез създаване на филтър можете да изтриете стари съобщения въз основа на определен период от време. Единственият проблем, който виждам при използването на филтри, е, че те се прилагат само за новополучени съобщения. Можете да приложите филтри в бъдеще, за да гарантирате, че натрупването няма да се случи за втори път, но какво ще кажете за тези имейли, които пълнят входящата ви кутия сега?

Автоматично изтриване на стари имейли в Gmail

Има няколко неща, в които да се потопите, когато става въпрос да се отървете от онези по-стари, вече ненужни имейли, които тормозят входящата ви поща в Gmail. Ще разгледам как да настроите вашите филтри, да ги приложите за бъдеща употреба и да се отървете от всички настоящи стари имейли с помощта на добавката Gmail, Имейл Студио.

Настройване на вашите филтри

Първо, нека да настроим вашите филтри.

Да започна:

1. Влезте в акаунта си в Gmail с необходимите идентификационни данни.
2. Намерете иконата Cog. Това е менюто с настройки на Gmail и може да се намери в горния десен ъгъл на прозореца. Кликнете върху тази икона и след това изберете Настройки от падащото меню.
3. Щракнете върху раздела Филтри и след това щракнете върху Създаване на нов филтър.
4. В полето Съдържа думите въведете следното – older_than:x, където „x“ е времевата рамка на съобщенията, които искате да бъдат изтрити. Това ще бъде число, последвано от буква. Буквите, които следват, ще се отнасят до времевата рамка. Ще трябва да използвате „d“ за дни, „w“ за седмици и „m“ за месеци. Пример би бил older_than:3d, ако искате да изтриете имейли, които са по-стари от три дни.
5. След това щракнете върху бутона Създаване на филтър с това търсене.
6. Попълнете полетата с надпис Изтрий го и Също така приложи филтър към с отметка, като щракнете върху тях.
7. Накрая щракнете върху Създаване на филтър, за да станете свидетели как всичките ви по-стари имейли, въз основа на датата, която току-що сте задали, се преместват от вашата входяща кутия в папката ви за боклук.

Когато съобщенията се изтрият в Gmail, те не изчезват моментално. Вместо това можете да ги намерите в папката Кошче. Това означава, че тези имейли все още ще се зачитат от общия ви капацитет на данни. За да ги премахнете изцяло, можете или да изчакате Gmail да ги изтрие автоматично след 30 дни, или да ги изтриете всички сега сами. За да извършите последното, щракнете върху папката Кошче и след това щракнете върху връзката Изпразване на кошчето сега.

Филтър за бъдещо изтриване (повторно приложение)

Заглавието на тази статия се занимава с автоматично изтриване. За съжаление филтрите не могат да се задействат автоматично. Ще трябва да се върнете и отново да приложите филтъра към текущата си входяща кутия.

За да приложите отново филтър:

1. Върнете се в настройките си, като щракнете върху иконата Cog в горния десен ъгъл на прозореца на Gmail и изберете Настройки от падащото меню.
2. Щракнете върху раздела Филтри.
3. Тъй като вече сте създали филтър преди това, сега можете да щракнете върху Редактиране, което се намира до този филтър. Ако преди това сте създали няколко филтъра, можете лесно да намерите този, който желаете, тъй като критериите за всеки филтър ще бъдат показани.
4. Щракнете върху Продължи в секцията, която се появява с вашите критерии за търсене. Това ще бъде екран, подобен на този, който се появи, когато настроихте оригиналния филтър.
5. Отново поставете отметка в квадратчето до Прилагане на филтър към.
6. Този път, за да активирате филтъра, щракнете върху Актуализиране на филтъра. Всички ваши по-стари имейли, зададени за определената времева рамка, сега ще бъдат изхвърлени в папката Кошче.

Имейл Студио

Имейл Студио идва със страхотна функция, която автоматично ще изтрие всички ваши по-стари имейли от определен подател или тези, намиращи се в конкретна папка. Вградената функция за автоматично изчистване ще ви помогне да поддържате вашата пощенска кутия в Gmail много по-организирана, което води до по-ефективна работна среда.

С Email Studio можете да архивирате и приложите „Маркиране като прочетено“ към всички имейли, които в момента са във входящата ви кутия и които са били там повече от три месеца. Освен това ви позволява да премахнете за постоянно всички имейли от вашите папки Кошче и Спам автоматично след два дни. Като допълнителен допълнителен бонус, Auto-Purge включва функция за отписване на имейл, която може да ви помогне лесно да премахнете имейл адреса си от който и да е от тези досадни пощенски списъци с бюлетини. Освен това има още много неща, на които добавката е способна, но смятам, че вече споменатите подчертават точно това, от което се нуждаем за тази статия.

Основният пакет е безплатен за използване, но за да извлечете максимума от продукта, се предлага премиум версия на годишна цена от $29. Надстройката ще ви позволи да създадете множество набори от правила за изчистване и включва имейл планировчик, препращач и автоматичен отговор.

Настройте и активирайте автоматичното изчистване в Gmail

Очевидно първото нещо, което трябва да направите, е да изтеглите и инсталирате Имейл Студио добавка. След като това бъде постигнато, ще можете да видите иконата на Email Studio в дясната странична лента, когато отворите някое от вашите имейл съобщения в Gmail.

За да го използвате:

1. Отворете добавката Email Studio и влезте с вашия Gmail акаунт.
2. Ще видите списък с опции. От тези опции изберете инструмента за почистване на имейл.
3. След това щракнете върху Добавяне на ново правило, за да настроите правило (нещо като това, което направихте с филтрите).
4. Има две части за настройка на правило – ще трябва да посочите условие и след това действие. Помислете за „причина и следствие“. Действието ще се задейства, след като определеното условие бъде изпълнено.
5. За да зададете условие, ще можете да използвате параметри за разширено търсене в Gmail, като newer_than или has:attachment или larger_than. Използвайте ги, за да ви помогнат да намерите точното съвпадение с имейлите в Gmail, които искате да архивирате, изпратите в кошчето или преместите в друга папка.
6. След като правилото бъде създадено, щракнете върху бутона Запиши. Имейл Студиото вече ще работи във фонов режим, като извършва проверка на всеки час, изпълнявайки определеното действие, когато имейл отговаря на условията, свързани с него. Няма да имате нужда да правите нищо ръчно.