Как да архивирате и експортирате всички имейли на Outlook

Повечето съвременни фирми разчитат на имейли за комуникация. Загубата на достъп до имейли или още по-лошо до цели имейл акаунти може да бъде опустошителна. Архивирането на вашите имейли в Outlook е един от най-добрите начини да се успокоите, знаейки, че имейлите се съхраняват на множество места на вашето устройство и не могат да се изгубят лесно.

В тази статия ще обясним как да архивирате имейли в Outlook по няколко различни начина.

Как да архивирате и експортирате всички имейли на Outlook

Един от най-бързите начини за архивиране на всички ваши имейли в Outlook е да използвате неговия интегриран файлов формат .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange използват изключително PST файлове за съхраняване на имейли, информация за контакт и адреси и събития в календара. Статичен PST файл може да се използва като резервно копие за вашите текущи имейли и информация за контакт в Outlook и Outlook ще има достъп до него дори когато сте офлайн.

Ето как да архивирате вашите имейли в .pst файл:

1. Отворете Outlook и натиснете Файл в горната част.
   
2. В менюто изберете Отваряне и експортиране.
   
3. Кликнете върху бутона Импортиране/Експортиране.
   
4. Системата ще се върне към главния ви екран на Outlook и ще изскочи съветникът за импортиране/експортиране, за да ви преведе през процеса на експортиране.
   
5. В съветника изберете опцията Експортиране във файл от списъка, след което щракнете върху Напред.
   
6. Изберете файл с данни на Outlook (.pst), когато бъдете подканени да изберете тип файл, след което щракнете върху Напред.
   
7. След това ще бъдете подканени да изберете папките за експортиране. Можете да изберете своя имейл акаунт, за да експортирате всички папки, свързани с него, включително контакти и данни от календара. Щракнете върху Напред, когато сте доволни от избора си.
   
8. Изберете пътя на адреса, в който се записва архивният файл. Запомнете пътя, за да имате достъп до него по-късно.
   
9. Добра идея е да промените името на файла (последната част от пътя). По подразбиране това е backup.pst.
   
10. Ако записвате архивния файл в пътя по подразбиране, изберете дали искате дублирани елементи.
    
11. (По избор) Можете да се върнете към който и да е от предишните диалози, може би за да промените избора на папка, като използвате бутона Назад.
    
12. Натиснете Finish, за да започнете процеса на експортиране.
    
13. Outlook ще ви подкани да създадете парола. Това може да е важно от съображения за сигурност, но не е необходимо да въвеждате парола.
    
14. Можете да намерите извлечения файл в местоположението, което сте посочили за пътя на файла. Вече можете да преместите или копирате файла другаде.
    

Как да получите достъп до експортирани имейли от Outlook

След като експортирате файловете, може да се чудите как да получите достъп до тях по-късно. Outlook улеснява отварянето на резервни копия и възстановяването на вашите имейли до запазената времева точка. Ето какво трябва да направите:

1. Намерете архивния файл. Обърнете внимание на местоположението и пътя на файла.
   
2. Отворете Outlook.
   
3. Натиснете Файл, след което щракнете върху Отваряне и експортиране.
   
4. В менюто вдясно изберете Отваряне на файл с данни на Outlook.
   
5. Това отваря File Explorer. Отидете до архивния файл. Кликнете върху него, след което изберете Отваряне.
   
6. Системата ще ви върне към главния екран на Outlook.
   
7. В менюто за навигация вляво превъртете надолу, докато видите Файл с данни на Outlook. Тази категория съдържа елементите, извлечени от архивния файл.
   
8. Категорията запазва оригиналното форматиране и системите на папките.
   
9. Можете да плъзгате и пускате имейли, за да ги преместите в други файлове.

Вече имате достъп до архивираните имейли.

Как бързо да запазите един имейл в Outlook

Понякога не искате да имате проблеми със запазването на всички имейли и отварянето на Outlook отначало, когато имате нужда само от един или няколко конкретни имейла. За щастие има няколко бързи решения за запазване на един имейл от Outlook.

Метод 1 – Директно запазване в папка

1. Отворете Outlook.
   
2. Отворете File Explorer и отидете до мястото, където искате да запазите имейла. Може да се наложи да поставите Outlook и File Explorer в прозоречен режим и да ги преместите за по-лесен достъп.
   
3. Плъзнете имейла, който искате да запазите, от Outlook в папката.
   
4. Outlook автоматично ще съхрани имейла във формат „Елемент на Outlook“.
   
5. Щракнете двукратно върху запазения имейл, за да го отворите в Outlook.

Метод 2 – Запазете като TXT или HTML

1. Отворете имейла, който искате да запазите в Outlook.
   
2. Изберете Файл, след което изберете Запиши като.
   
3. File Explorer ще изскочи. Изберете пътя, където искате да съхраните имейла. В долната част на File Explorer щракнете върху стрелката до Save as type. Изберете или Само текст, за да запишете във формат .txt, или HTML, за да запишете имейла като .html файл.
   
4. След като бъде запазен, имейлът може да бъде достъпен с вашия текстов редактор (като Notepad), ако е в .txt, или с вашия браузър, ако е записан като .html.
   

Запазването на имейла по този начин не запазва никакви прикачени файлове, така че не забравяйте да ги изтеглите, преименувате, ако е необходимо, и ги запишете заедно с имейла за по-късен достъп.

Метод 3 – Използвайте Screen Capture, за да запазите изображение

Можете също да използвате софтуер за заснемане на екрана, за да запазите съдържанието на имейла като изображение. Този метод може да бъде полезен за препратка към съдържанието на имейла в други комуникационни форми, тъй като изображенията лесно се закрепват към имейли и други съобщения.

• Ако използвате Windows, по-новите версии идват с предварително инсталиран софтуер за заснемане на екрана, наречен Snipping Tool (на по-стари устройства) и Snip & Sketch. Като алтернатива можете да използвате бутона Print Screen на клавиатурата си, след което да поставите изображението в Paint.
• За Mac устройства процесът е подобен. Използвайте прекия път Ctrl + Command + 4, за да отворите интегрираната функция за заснемане на екрана, след което плъзнете кръстосаното поле за избор, за да покриете област върху имейла, за да го запазите.
• За Linux можете да намерите асортимент от софтуер за заснемане на екран наличен за изтегляне, който може да се използва за запазване на имейла като изображение. Като алтернатива моделите, базирани на GNOME, имат интегрирана помощна програма за екранни снимки в менюто Приложения > Аксесоари. Някои версии на Linux OS ще реагират на бутона Print Screen на вашата клавиатура, подобно на Windows системите.

Как да запазите няколко имейла на Outlook на вашия компютър

Ако искате да запазите повече от един имейл наведнъж, но не се нуждаете от цялата си имейл библиотека, има начин да изберете няколко имейла, които да запазите наведнъж. Ето какво трябва да направите:

1. Отворете Outlook.
   
2. Изберете имейлите, които искате да запазите. Задръжте Ctrl и щракнете върху имейли, за да ги изберете един по един, или задръжте Shift, за да изберете пакет от имейли между първото и второто кликване.
   
3. Отидете на Файл > Запиши като.
   
4. В диалоговия прозорец отидете до папката, в която искате да запазите имейлите, наименувайте файла, както желаете, и изберете Само текст като формат, в който да запазите.
   
5. Outlook ще запази всички избрани имейли в един .txt файл. Можете да използвате вашия текстов редактор за достъп до тях.

Ако искате да ги запазите в отделни .txt файлове, ще трябва да запазите всеки имейл отделно. Допълнителни добавки за Outlook наличен онлайн, може да разшири тази функция, за да запазва имейли в отделни .txt или алтернативни файлови формати.

Често задавани въпроси

Как да експортирам всички имейл адреси в Outlook?

Ако искате да експортирате списъка си с контакти (който съдържа имейл адресите на вашите контакти, както и друга информация), можете да използвате стъпки, подобни на това как бихте експортирали имейлите. Информацията за контакт обаче може да се съхранява в различен файлов формат, който е по-удобен за потребителя и може да се отваря в Excel за бързо манипулиране и редактиране. Ето какво трябва да направите:

1. Отворете Outlook.

2. Изберете Файл > Отваряне и експортиране > Импортиране/Експортиране.

3. В съветника за импортиране/експортиране изберете Експортиране във файл.

4. Изберете Стойности, разделени със запетая (.csv), когато бъдете подканени да изберете тип файл.

5. В менюто за избор на папка изберете папката Контакти под вашия акаунт.

6. Потвърдете пътя на файла или го променете, ако е необходимо, наименувайте файла по желание и щракнете върху Напред.

7. Натиснете Finish, за да започнете процеса на експортиране.

8. Диалоговият прозорец Импортиране/Експортиране ще се затвори, когато процесът приключи.

Експортираният .csv файл може да се отвори в Excel. Ще се покаже голяма таблица с информация за контакт. Вероятно ще имате много празни клетки и това е напълно нормално. Можете да използвате Excel, за да редактирате данните, въпреки че добавянето на допълнително съдържание може да го направи нечетливо за Outlook, ако трябва да импортирате файла по-късно.

Можете да използвате този файл на друго устройство или имейл услуга, за да импортирате информация за контакт.

Нов поглед върху Outlook

С интегрираната функция за експортиране на Outlook можете да архивирате и възстановявате имейли, в случай че загубите достъп до своя имейл акаунт, независимо дали поради загубена парола или бъдете хакнати. Тъй като онлайн комуникацията е толкова разпространена, отделянето на няколко минути от времето ви за редовно архивиране на имейли може да ви спести главоболието от търсене на изгубени файлове.

Колко често експортирате имейли от Outlook? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.