Как да намерите и премахнете дубликати в Google Таблици

Ако сте редовен потребител на Google Таблици, вероятно сте имали проблем, при който случайно сте добавили дублиращи се записи в електронната си таблица. Тази ситуация може да извади набора от данни, за чието създаване сте работили толкова усилено. Може да не знаете, че случаят се е случил, особено когато компютърът ви се обърка или когато ударите тракпада на лаптопа си.

Лесно е да пропуснете нещо, когато в електронната ви таблица има масивни данни. Типичните резултати включват грешки в изчисленията и дублирани клетки, които са трудни за идентифициране при търсене на източника на проблема.

За щастие има няколко различни метода за маркиране на дубликати във вашите електронни таблици.

• Използвайте вградената функция за премахване на дубликати.
• Използвайте маркиране, за да намерите дубликати.
• Копирайте всички недублирани клетки и ги преместете в нов лист.
• Използвайте търсач на дубликати на трета страна.
• Създайте обобщена таблица, която отчита дубликатите на индивидуална основа.

Горните процеси улесняват намирането на тези дублиращи се записи, така че да можете да ги изтриете или игнорирате, ако е необходимо. Ето вашите възможности.

Използвайте функцията Google Sheets за премахване на дубликати

Независимо дали се опитвате да намерите дубликати в една колона, две колони или цял работен лист, функцията „Премахване на дубликати“ премахва точно клетки, които имат едни и същи данни. Имайте предвид обаче, че премахва всички дубликати, дори ако са свързани.

1. Маркирайте колоните, които искате да проверите за дублирани данни.
   
2. В менюто в горната част изберете Данни -> Почистване на данни и след това изберете Премахване на дубликати.

   

3. Ще се появи изскачащ диалогов прозорец. Маркирайте квадратчетата до всяка колона в списъка, който искате да проверите, или можете да поставите отметка в квадратчето Избор на всички и след това да щракнете върху Премахване на дубликати.
   
4. Google Таблици показва колко копия са намерени и премахнати, така че да можете да гарантирате, че процесът работи по предназначение.
   

Използването на вградената в Google Таблици функция „Премахване на дубликати“ е най-лесният начин за премахване на дублиращи се записи, но понякога може да искате да прегледате копията, преди да ги премахнете. Чудесен начин да направите това е с цветно подчертаване.

Маркирайте дубликати с помощта на цветове за лесно премахване

Когато става въпрос за идентифициране на грешки във вашите електронни таблици, използването на акценти за фокусиране на всяка неправилна информация е друг добър начин.

1. Отворете файла си в Google Таблици и маркирайте колоната или колоните, които искате да редактирате.
   
2. В лентата с менюта в горната част изберете Форматиране.
   
3. В падащото меню изберете Условно форматиране.
   
4. Изберете диапазона, който искате, от новото меню, което се появява.
   
5. Под Правила за форматиране променете падащия раздел, озаглавен Форматиране на клетки, ако… на Персонализирана формула е.

   

6. Поставете следната формула в полето под опцията Персонализирана формула е:
   =countif(A:A,A1)>1.
   
7. Под секцията Стил на форматиране изберете иконата Цвят на запълване, за да маркирате съдържанието си с жълт (или друг цвят по ваш избор) фон на клетка.
   
8. Щракнете върху Готово, за да запазите промените, да прегледате дубликатите си и да изтриете тези, които намерите като законни копия.

Вашата електронна таблица подчертава вашите дублирани клетки в цвета, който сте избрали, така че сега можете да сканирате селекцията за всички автентични дубликати.

Забележка: Най-добре е да маркирате клетките на колона, започвайки с ред 1, вместо да избирате клетки в средата. Формулата не харесва използването на ред 2 като първа колона. Пропуснати са няколко дубликати в избраното поле (A2:B9). След като беше добавен ред 1 (A1:B9), той намери всички копия. Вижте двете изображения по-долу.

Изображение #1: показва пропуснати дубликати при избиране на клетки от ред 2 като първи клетки (A2 и B2):

Изображение #2: показва всички дубликати, докато избира клетки от ред 1 като първи клетки (A1 и B1):

Уверете се, че всички дубликати са правилни, тъй като някои копия не са свързани. Те могат да бъдат един и същ номер за два различни акаунта, потребители, служители и т.н. След като потвърдите копираните клетки, които не ви трябват, ги изтрийте. Накрая можете да затворите менюто за форматиране и да възстановите стандартния цвят на вашите клетки.

Копирайте уникални клетки в Google Таблици за лесно премахване на дубликати

Ако предпочитате да сортирате необработените си данни автоматично, най-добре е да копирате всички недублирани клетки. Този процес осигурява по-бързо сортиране и филтриране. Ако сте сигурни, че информацията ви е правилна и предпочитате вместо това да премахнете дубликатите, опитайте метода по-долу.

1. Отворете документа Sheets, който искате да сортирате. Маркирайте колоната, която искате да редактирате. Този процес записва диапазона на колоните за следващата стъпка.
   
2. Кликнете върху празна колона, където искате да се показват уникалните записи. Докато е маркирано (не щраквайте върху клетка), поставете следната формула: =UNIQUE(). Естествено трябва да се постави в горната клетка.
   
3. Въведете „координатите на клетката“ на оригиналната колона в скобите, като например: (A3:A9).
   
4. Натиснете Enter, за да преместите новите си данни в по-рано определената колона.
   

След като приключите, можете да проверите записите ръчно или да импортирате данните си в работната си електронна таблица.

Използвайте добавка на трета страна, за да намерите и премахнете дубликати в Таблици

Има налични онлайн добавки за използване с Google Таблици. Ще намерите добавките в Google Workspace Marketplaceвключително инструменти за автоматично премахване на дублиращи се записи.

Премахване на дубликати от Ablebits

Подходящ инструмент, известен като Премахване на дубликати от Ablebits ви позволява бързо да намерите дубликати в цял лист с информация или до две колони.

Можете да местите, изтривате и маркирате резултати. Инструментът включва две настройки на съветника: намиране и изтриване на дубликати и намиране на недублирани клетки или качества във вашия документ. Тези две опции улесняват проследяването на информацията, докато вървите.

Като цяло използването на съветник за намиране на вашата информация може да си струва в дългосрочен план. Тази опция е предимно за потребители, които непрекъснато търсят дубликати в своите електронни таблици и които предпочитат да прекарват времето си в нещо друго.

Използвайте обобщена таблица, за да намерите дублиращи се редове в листове

Обобщената таблица е удобен инструмент за по-внимателно разглеждане на данните. Една обобщена таблица не изтрива автоматично дублирани клетки или редове; показва кои колони имат дубликати. Можете ръчно да прегледате данните си, за да видите дали трябва да премахнете нещо.

Създаването на обобщена таблица е по-сложно от другите методи, показани в тази статия. Трябва да добавите обобщена таблица за всяка колона, за да сте сигурни, че резултатите са еднакви и че точно идентифицират дубликати.

Забележка: Ако нямате имена на колони във вашата електронна таблица, обобщените таблици няма да работят точно за намиране на дубликати. Опитайте временно да добавите нов ред и след това наименувайте колоните, като използвате този нов ред.

Ето стъпките за използване на обобщена таблица за идентифициране на дублирани клетки или редове.

1. Изберете всички данни от таблицата, след което отидете на Данни -> Обобщена таблица.
   
2. Коригирайте диапазона от клетки, ако е необходимо, след което изберете Създаване.
   
3. Изберете Добавяне, което е до Редове. Тази стъпка избира колоната за намиране на дубликати. Да, правилно прочетохте. Изберете желаната колона от падащото меню. Ако загубите редактора на обобщена таблица, щракнете върху попълнена клетка, за да я върнете обратно.
   
4. Сега изберете Добавяне до Стойности и изберете същата колона като по-горе, но я задайте да обобщава с COUNT или COUNTA. Вече трябва да е по подразбиране.
   
5. Новата обобщена таблица идентифицира всички дубликати, както е показано по-долу.
   
6. Ако искате да видите различна колона, можете да повторите стъпките по-горе (за да запазите предишните си резултати) или да отворите отново редактора на обобщена таблица и да промените съществуващата таблица.
   
7. Обобщената таблица се променя, за да покаже новите корекции.
   

Както споменахме по-рано, методът на обобщената таблица е малко по-ангажиращ, особено след като трябва да коригирате формулата, ако вашите данни съдържат три или повече еднакви клетки. Все пак ви дава конкретен отчет за местоположенията на вашите дублиращи се записи, което може да бъде полезно за анализ на данни. За повече информация относно обобщените таблици вижте урока за Alphr създаване, редактиране и опресняване на обобщени таблици в Google Таблици.

Като цяло дублиращата се клетка в Google Таблици може да причини проблеми с вашите данни, ако не сте внимателни, особено когато сортирате финансова информация в полезна електронна таблица.

Най-честите причини за дубликати са:

• Няколко души добавиха един и същ клиент, фактура, категория, артикул и т.н.
• Импортирането на данни се добавя към вече налични данни за втори път.
• Действията за копиране/поставяне добавиха дублиращи се записи.

За щастие, идентифицирането, премахването и изтриването на идентични клетки с данни е изненадващо лесно в Google Таблици, което е положително, ако непрекъснато се занимавате с електронни таблици в ежедневния си работен процес. Ако търсите нещо за по-бързо сортиране на съдържание, винаги можете да използвате добавка като „Премахване на дубликати“ от Ablebits, за да сте сигурни, че информацията ви е добре сортирана и организирана.

Имате ли опит, съвети или въпроси относно използването на някой от методите, споменати в тази статия? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.