Как да проверите кой е редактирал документ на Word

Първоначално беше невъзможно да се види кой е направил промени в документ на Word. Въпреки това, откакто беше въведена функцията „Проследяване на промените“, всеки с документа може да каже кой е редактирал файла – откриването кой е направил какви промени може да помогне за работата в екип и продуктивността. Не всеки обаче знае как да търси тази информация.

Работата с Microsoft Word не е трудна, но понякога може да бъде объркваща, особено за новодошлите. Прочетете, за да разберете как да проверите за тази информация.

Активиране на опцията за проследяване на промените

Ако използвате Microsoft Word на вашия компютър, можете да отворите всеки документ и да включите Проследяване на промените. Тази функция веднага ще започне да записва кой какви промени е направил. Промените се показват във формат и цвят, различен от текущата версия на текста.

Ето как да го направите:

1. Отворете документ на Word.
   
2. Отидете в раздела „Преглед“.
   
3. Кликнете върху иконата над думите „Проследяване на промените“.
   
4. Сега можете да изпратите документа на някой друг.
5. Ако получите документа обратно, можете да видите новите промени, посочени в различен цвят.

За съжаление, този метод няма да ви покаже кой какво е правил, преди да бъде активирано проследяването на промените, тъй като настройката не е активирана по подразбиране.

За съжаление, ако трето лице получи документа и не включи Проследяване на промените, неговите действия могат да объркат хронологията на редакциите. Следователно този метод е най-добре да се използва само от автор и един редактор.

Възможно е да персонализирате как се показват промените.

1. Кликнете върху раздела „Преглед“.
   
2. Отидете до иконата „Проследяване на промените“.
   
3. Вместо това щракнете върху падащото меню.
   
4. Изберете от четирите опции.
   

Четирите опции са:

Този избор ще покаже най-много информация, с всички коментари и промени, показани след включването на Проследяване на промените.

С Simple Markup няма да получите твърде много информация, тъй като промените ще присъстват като бележки в полетата вместо видимото цветно форматиране на All Markup.

Всички промени и коментари са скрити от изгледа, но самите промени се запазват и се виждат.

Ще видите документа такъв, какъвто беше, преди да бъде активирано проследяването на промените. Този избор помага да се правят сравнения.

Под „Показване на маркиране“ можете допълнително да изберете какви видове промени да се виждат. Те включват:

• Коментари
• Вмъквания и изтривания
• Форматиране
• Балони
• Конкретни хора

Използвайте Google Drive

Съвместната работа върху един документ на Word се извършва най-добре в Google Диск за настолен компютър, тъй като позволява присъствие в реално време. Добрата новина е, че тази настройка е активирана автоматично по подразбиране. Всички файлове на Word, Excel и PowerPoint имат включена функция при създаването на тези файлове. По този начин няма да се притеснявате да организирате документа и да питате кой какво е направил.

Моля, имайте предвид, че имате нужда от Office 2010 и по-нова версия. Потребителите на Mac също ще трябва да променят някои системни разрешения.

За да проверите кой редактира файла, следвайте тези стъпки.

1. Стартирайте Drive for Desktop на вашия компютър.
   
2. Отворете документа на Word, който искате да проверите.
   
3. Погледнете дали състоянието казва „Безопасно за редактиране“ или „Изчакайте за редактиране“.
4. Кликнете върху човек в списъка с участници и вижте кой редактира или преглежда.
   
5. Повтаряйте колкото е необходимо.

Когато използват Google Диск за настолен компютър, потребителите могат да запазват нови версии на файлове. Ще получите известие, когато това се случи. Също така е възможно да обедините двата документа.

1. Кликнете върху „Сравнение на версиите“ в приложението.
   
2. Копирайте всички промени от лявата страна в последния документ от дясната страна.
   
3. Когато сте готови, изберете „Запазване“.
4. Вашата по-стара версия на файла ще бъде изтрита.
   

Промяна на системните разрешения на Mac

Потребителите на Mac трябва първо да променят своите системни разрешения, преди да използват Google Диск за настолен компютър. Ако не, сътрудничеството в реално време няма да работи за тях.

1. Отидете на „Системни предпочитания“ на вашия Mac.
   
2. Насочете се към „Сигурност и поверителност“.
   
3. Изберете „Поверителност“ и след това „Достъпност“.
   
4. Превъртете до дъното и щракнете върху ключалката.
   
5. Уверете се, че квадратчето Google Drive е отметнато.
   

След като го направите, ще имате достъп до сътрудничество в реално време.

Как проследяването на промените е полезно

Когато проверите кой е редактирал документ без функцията, новите добавки и изтривания не се виждат веднага. Ще трябва да сканирате целия документ, за да намерите някои промени и вероятно ще пропуснете някои. От друга страна, използването на Track Changes е практичен вариант за спестяване на часове в дълги проекти.

Промените ще бъдат показани веднага и всеки, който разглежда документа, може да види кой какви промени е направил. Вместо да прекарвате повече време в търсене на промени, процесът на проверка може да бъде завършен само за минути.

Когато задържите курсора на мишката върху промяна, ще видите кой какво е направил и кога. Тази информация помага да се определят действията на екипа през изминалото издание.

Моля, не забравяйте, че когато активирате „Показване на маркиране“, показаното форматиране и цветове на зачеркнат текст са само за ваша справка. Можете да ги отпечатате само ако желаете, но повечето хора не биха искали това.

Ръководителите на проекти могат да бъдат тези, които се справят с това какви промени да приемат. В панела за преглед можете да правите промени една по една или дори всички наведнъж. Същото важи и за отказите, тъй като Word ви позволява да се справите бързо с всичко.

Проследяването на промените може да работи и с коментари, тъй като някои ситуации изискват допълнителен контекст и информация. След като направят промяна, потребителите могат да добавят коментари към всяко място в документа. Тези полета ще покажат кой ги е направил, за да държат всички в течение.

Google Drive за настолен компютър има различна механика, но също така показва кой какво е направил. За разлика от Microsoft Word, това приложение е още по-бързо, защото позволява сътрудничество в реално време. Намирането на автора на всяка редакция ще помогне за организацията и подредеността.

Тъй като функцията се активира автоматично за всеки документ на Word за съвместна работа, вероятно няма да се притеснявате, че ще загубите представа за напредъка. След това можете да запазите напредъка си и да използвате допълнителното време за основни задачи.

Допълнителни ЧЗВ

Можете ли да видите промените само на един човек?

Да, можете да персонализирате менюто Показване на маркиране, за да показва промените, направени от определени хора. Всички промени, направени от всички останали, ще изчезнат, докато не промените обратно настройките, за да покажете редакциите на всички. Този метод е полезен за прецизно редактиране.

Как да приема или отхвърля промени в Word?

Трябва само да отидете в раздела Преглед и да потърсите бутоните „Приемам“ и „Отхвърлям“. И двата бутона имат падащо меню, което ви позволява да приемете или отхвърлите всички промени.

Работят ли Track Changes в документи само за четене?

Да, все още можете да видите кой е направил редакциите в документи само за четене. Промените са видими за всеки, който има файла.

Всичко идва заедно

Когато всички работят едновременно върху един документ, виждате по-бърз напредък. Тъй като честото изпращане на копия взаимно не е необходимо, работният процес става по-ефективен. Проследяването на промените спести на много екипи ценно време и увеличи производителността за проекти за сътрудничество.

Включвате ли проследяването на промените в момента, в който завършите документ? Какво мислите за използването на Track Changes в Google Drive за настолен компютър? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу.