Как да синхронизирате Google Calendar с Outlook

Google Apps е безплатен за потребителите, въпреки че бизнес версията, наречена G Suite, идва с имейл хостинг и други функции, от които организациите се нуждаят. G Suite има месечна такса и няколко нива на обслужване. Google Calendar идва в комплект с Google Apps и е просто, но ефективно приложение за календар, което автоматично имате, ако използвате Gmail. Ако искате да смесвате и съпоставяте вашите приложения или работите някъде, където се използва G Suite или Microsoft Office, може да искате да синхронизирате Google Календар с Outlook или обратното.

Outlook също има вграден календар, който е малко по-ангажирано приложение за календар. За щастие Google Calendar и Outlook Calendar работят доста добре заедно и можете да синхронизирате единия календар с другия, така че никога повече да не пропускате среща. По същия начин и двата календара ви позволяват да разглеждате други календари и да показвате напомняния, което е отлично за работа и за дома и има голям потенциал да ви помогне да останете организирани.

В този урок ще ви покажем как да синхронизирате Google Календар и Outlook, за да сте сигурни, че винаги сте наясно какво трябва да направите, когато управлявате натоварения си график.

Как да синхронизирате Google Calendar с Outlook

За да синхронизирате вашите календари заедно, ще ви трябва друг инструмент на трета страна. Въпреки че можете да добавите своя календар в Google към Outlook и обратно, не можете да редактирате и двата на една платформа.

В мрежата има голямо разнообразие от ценни инструменти. Някои имат безплатни опции, но за да получите оптимизирано изживяване, вероятно ще трябва да платите месечна или годишна такса, за да използвате услуги като автоматично синхронизиране.

SyncGene – Тази услуга предлага безплатна версия, която ви позволява да синхронизирате вашите календари, но за съжаление двете няма да се актуализират автоматично. Може да си струва цената, ако сте особено заинтересовани да имате всичко на едно място, като същевременно сте организирани.

CalendarBridge – CalendarBridge предлага същата функционалност като SyncGene, но няма безплатна опция. За щастие, платените опции са малко по-достъпни и включват автоматично синхронизиране.

Ако си мислите, че това започва да звучи малко по-сложно, отколкото би трябвало да бъде, не се притеснявайте. Вие не сте сами. За щастие имаме някои опции за свързване на вашите календари по-долу без външни услуги. Това обаче няма да включва същата безпроблемна функционалност като опциите, които изброихме по-горе, но има лесни стъпки, за да продължите напред.

Как да накарате Google Calendar да се показва в Outlook

Както се казва в заглавието, думата тук е „появяване“, а не синхронизиране. Много е лесно да свържете своя календар в Google с Outlook и трябва да отнеме само минута или две:

1. Отидете до вашия Календар на Google. Задръжте курсора на мишката върху календара, който искате да видите, и докоснете трите вертикални точки в долната лява страна.
   
2. След това щракнете върху опцията Настройки и споделяне.
3. Ще се отвори нова страница. Превъртете надолу до Интегриране на календар и копирайте връзката, намерена под Secret address във формат iCal. Харесваме тази връзка, защото вашият календар в Google ще остане частен.
4. Сега нека да преминем към Outlook. Имайте предвид, че това работи най-добре с настолния клиент. Имахме някои проблеми с уеб версията. В Outlook щракнете върху Файл.
   
5. Кликнете върху Настройки на акаунта > Настройки на акаунта.
   
6. В новия прозорец щракнете върху Интернет календари > Нов, поставете връзката от Google в полето за URL адрес и след това щракнете върху Добавяне.
   
7. Сега следвайте стъпките, за да завършите процеса. Отворете раздела Календар в Microsoft Outlook, за да видите всичките си напомняния в календара на Gmail, добавени перфектно с Microsoft Outlook.

Вашият календар в Outlook вече трябва да бъде попълнен с вашите записи в Google Календар. Outlook използва точните механизми за опресняване, за да изтегли нови имейли и актуализации на календара, така че вашият календар трябва да остане актуален. Възможно е да не можете да редактирате записи в Google Календар в Outlook, но той все още синхронизира всички промени, които правите на другата платформа. Ако трябва да добавите няколко календара, повторете този процес за всеки един.

Ако срещнете проблеми и искате да изчистите календара си в Google и да започнете отначало, ще искате да го направите премахнете всички събития от вашия календар в Google.

Синхронизирайте Outlook с Google Календар

Ако искате да поддържате и двата календара актуални, вместо просто да синхронизирате единия с другия, можете да направите и това. Както можете да синхронизирате промените в Google Календар с Outlook, можете да го направите обратното и да синхронизирате промените в Outlook с Google Календар. Единственият недостатък е, че Google добавя календара към категорията „Други календари“, която се актуализира само на всеки 24 часа или по-късно.

Ще започнем със стъпките за Outlook, инсталиран на вашата машина от Office пакета като пример, а след това ще разгледаме как да направите това за Office 365 след това.

1. Отворете Outlook и изберете своя календар.
2. Изберете Публикуване на този календар от инструментите на лентата.
3. Outlook Web Access ще се отвори във вашия браузър, след което влезте.
4. Изберете календар от страницата OWA, която се отваря. Направете календара публичен, за да можете да го споделяте.
5. Изберете Запазване, за да запазите настройките си.
6. Копирайте връзката в следващия прозорец. Трябва да видите два, един HTML и един ICS. Копирайте ICS връзката.
7. Влезте в Google Calendar през вашия браузър.
8. Изберете Моите календари отляво и изберете иконата + до Добавяне на календар на приятел.
9. Изберете От URL и поставете копирания URL адрес в URL адреса на календара.
10. Изберете Добавяне на календар.

Вашият календар в Google сега трябва да се попълни с вашите записи в календара на Outlook. Ако винаги искате последните промени, премахнете URL адреса на Outlook и го добавете отново. Тъй като сте се абонирали за календара, той трябва редовно да се проверява за промени, но не за 48 часа или по-късно.

За Outlook в рамките на Office 365 процесът е почти същият за частта на Google, но различен за частта на Outlook:

1. Изберете иконата на зъбно колело (Настройки) от таблото за управление на Office 365.
2. Изберете Споделяне.
3. Въведете адреса си в Gmail в Споделяне с и изберете Изпрати.
4. Отворете пощата и копирайте URL адреса, завършващ на reachcalendar.ics.
5. Влезте в своя Google Календар през браузъра си.
6. Изберете Моите календари отляво и изберете иконата + до Добавяне на календар на приятел.
7. Изберете „От URL“ и поставете URL адреса там, където пише „URL на календара.“
8. Изберете „Добавяне на календар.“

Подобно на Outlook, Google Calendar трябва редовно да анкетира вашия календар на Office 365, но го прави по-рядко. В зависимост от това как е настроена вашата инсталация на Office 365, може да се наложи да промените разрешенията за Google Календар, за да можете да четете вашия календар на Office.

За да направите това, изберете Моите календари в Office и след това Разрешения. Изберете избраните от вас опции за споделяне и след това Запазете.

Ако сте домашен потребител, трябва да можете да правите това без проблеми. Може да нямате разрешение да променяте споделянето или която и да е настройка на Office, ако сте на работа. Ако е така, трябва да се свържете с вашия ИТ екип.

Синхронизирането на Google Календар с Outlook и обратното е лесен начин да използвате множество приложения, за да управлявате баланса си работа-личен живот и да останете организирани.

ЧЗВ от Outlook към Google Calendar

Outlook има ли приложение за календар?

Не точно. Независимо дали имате приложението Outlook на мобилното си устройство или компютъра си, можете да получите достъп до календара от там.

1. Отворете приложението Outlook на вашето устройство и изберете малката икона на календар в долния десен ъгъл.

2. От тук календарът ще заеме целия интерфейс на приложението (действайки много като собственото си приложение). Можете да планирате срещи, да създавате сигнали и да каните хора от приложението Outlook.

Как да направя акаунта си отново частен?

След като изпълните някои стъпки по-горе, може да сте загрижени за поверителността на акаунта.

1. За да промените акаунта си на частен, следвайте стъпките по-горе и премахнете отметката от опцията Public.

Мога ли да добавя други имейл акаунти, за да синхронизирам всичките си календари?

Да, можете да добавите всеки имейл сървър към Outlook. Ако приемем, че доставчикът на услуги предлага опция за календар, те трябва да се синхронизират автоматично. Може да се нуждаете от номер на порт или друга информация, за да завършите сливането, в зависимост от вашия имейл клиент.

Специално за имейл клиенти на ISP можете да посетите страницата за помощ по имейл, за да получите информация и инструкции за добавяне на вашия имейл адрес към вашето приложение Outlook.

Календарите са синхронизирани

Както видяхте, синхронизирането на вашия календар в Google с Outlook е доста лесно, изисква няколко кликвания и копиране и поставяне.

Ако имате други начини да направите това, моля, кажете ни в коментарите по-долу!