Как да сравнявате колони в Google Таблици

Google Sheets е мощното и лесно за научаване приложение за електронни таблици, базирано на облак. Sheets се конкурира с Microsoft Excel на пазара на електронни таблици, но няма същата широчина или дълбочина на функциите.

Google Таблици, Google Документи и Google Презентации са част от уеб базирания офис пакет, предлаган от Google безплатно. Тези приложения се интегрират с Google Drive, хранилището на Google за файлове и услугата за синхронизиране.

Една от тези рутинни задачи за електронни таблици е сравнението на информация в различни колони. Sheets е повече от способен да извърши този вид сравнение.

В тази статия с инструкции ще ви покажа как можете да сравнявате данни между колони в Google Таблици и също така ще опиша един подход за правене на същото нещо с Microsoft Excel. Ако сте потребител на Excel, който обмисля превключване и се притеснява да има сравними функции, тази статия трябва да облекчи притесненията ви. Можете да го направите с Sheets!

Google Таблици Сравнете колони

Сравнете две колони в Google Таблици

Един прост подход за сравняване на колони в Таблици е използването на формула. Да кажем, че имаме две колони с данни, колона A и колона B. Ако искаме да сравним колоните и да отбележим разликите, можем да използваме формула.

Формулата IF е мощен инструмент в Таблици (както и в Excel). В оператора IF има три аргумента.

Първият аргумент е тестът, който трябва да се извърши, вторият аргумент е резултатът, който трябва да се върне, ако тестът не е верен, а третият аргумент е резултатът, който да се върне, ако тестът е верен. Това е доста лесно за разбиране, но е трудно за четене във формулата, така че нека преминем през него.

1. Отворете своя лист на страницата, която искате да сравните.
   
2. С данни в колони A и B маркирайте клетка C1.
   
3. Поставете =if(A1=B1,””,”Несъответствие”) в клетка C1. Логиката е следната: ако A1 и B1 са еднакви (т.е. A1=B1), формулата връща празен низ, а ако не са еднакви (A1 не е равно на B1), формулата връща „Несъответствие“.
   
4. Щракнете с левия бутон върху долния десен ъгъл на клетка C1 и плъзнете надолу. Това копира формулата в C1 във всички клетки на колона C.
   

Сега за всеки ред, в който A и B не са идентични, колона C ще съдържа думата „Несъответствие“. Ако видите празна клетка, тогава формулата не е върнала нищо, което показва, че колоните съвпадат.

Сравняване на данни от много колони

Сравняването на данни между две колони е добре и полезно… но какво ще стане, ако имате няколко колони с данни и трябва да направите сравнения? Е, Sheets могат да се справят и с това, като използват функция, наречена ARRAYFORMULA. Това е доста напреднала формула и няма да навлизам дълбоко в плевелите как работи, но ще ни позволи да направим някои сравнения на данни в няколко колони.

В Таблици и други електронни таблици можете да използвате формула за масив, за да изчислите колона или ред от междинни стойности, като ги поставите в ред от клетки, или можете да изчислите една стойност в една клетка.

Да кажем, че имаме два набора от данни. Всеки набор от данни има стойност на индекс – може да бъде номер на част или сериен номер. Има и няколко колони с данни, свързани с всяка стойност на индекса – цветове на продукта, може би, или налично количество. Ето как може да изглежда един от тези набори от данни.

Така че имаме данните на Джейн. Но след това Боб изпраща своите цифри за същия набор от информация и подозираме, че може да има някои разлики между двата набора от данни. (В този пример можете лесно да идентифицирате визуално разликите, но приемете електронна таблица с хиляди записи.) Вижте по-долу фигурите на Джейн и Боб една до друга.

Ако искаме да проверим дали данните за цената на единица, отчетени от Джейн и Боб, са еднакви, можем да използваме ARRAYFORMULA, за да го направим. Искаме да докладваме всички разлики и да ги отпечатаме, започвайки от клетка I3, така че в I3 въвеждаме тази формула:

=ArrayFormula(SORT(if(countifs(E3:E&G3:G,A3:A&C3:C)=0,A3:C,)))

Това води до сравнение с няколко колони, което изглежда така:

Сега можем да видим, че SKU A10305 има разлика и можем да разберем кой има правилната информация и кой има грешка.

Използване на Power Tools за сравняване на колони

Друг подход е да използвате инструмент за сравнение в един от пакетите с добавки за Google Таблици. Един инструмент е известен като „Електрически инструменти, много полезна колекция от добавки за разширяване на функционалността на Google Таблици. Това е един от многото подобни инструменти, които значително разширяват основната функционалност и отнемат голяма част от работата при създаването на електронни таблици.

Докато преди бяха безплатни за неопределено време, сега Power Tools изисква абонамент след изтичане на безплатния пробен период. Бих казал, че Power Tools си заслужава цената за тежки потребители на електронни таблици на $29,95/година или $89,95 за доживотен абонамент.

Power Tools има много мощни функции, но тук просто ще разгледаме неговия метод за сравняване на колони.

1. След като Power Tools бъде добавен към вашите Google Таблици, отидете в падащото меню Add-Ons
   
2. Изберете Електрически инструменти
   
3. След това изберете Старт
   
4. Кликнете върху опцията от менюто „Dedupe & Compare“, след което изберете „Compare two sheets“
   
5. Въведете диапазоните на колоните, които искате да сравните. Имайте предвид, че можете да сравнявате няколко колони наведнъж и дори да сравнявате различни листове!
   
6. Изберете дали искате да намерите уникални стойности или дублирани стойности.
   
7. Изберете как искате Power Tools да показва резултатите от сравнението. Можете да изберете да го оцветите в дублирани или уникални клетки, да преместите или копирате данни в нови колони и други възможности за избор.
   

Бърз начин за сравняване на разликите между текст или електронни таблици

Ако не искате да се налагате да пишете формули или да използвате добавка и просто искате бързо да сравнявате стойности или текст между два документа, има безплатен онлайн инструмент, който върши тежката работа вместо вас. Нарича се Diffchecker и изглежда работи добре. Дори се препоръчва за използване във форума на Google Документи.

1. Отидете до Diffchecker.
   
2. Поставете един набор от текст или стойности в левия панел, а другата колона или текст в десния.
   
3. Изберете Открий разликата!
   
4. Сайтът ще сравни двата панела и ще подчертае всички разлики.
   

Diffchecker е полезен, ако се опитвате да правите разлика между колони и се нуждаете само от резултатите.

Какво ще кажете, ако използвате Excel, можете ли да сравнявате колони с този инструмент? Е, разбира се, че можете!

Сравнете две колони в Microsoft Excel

Превключвам между Google Sheets и Microsoft Excel в зависимост от това какво се опитвам да направя. Въпреки че Sheets е много добър, той няма толкова много функции като Excel и затова не достига в някои ключови области.

Метод 1 за сравняване на колони за дубликати в Excel:

1. Маркирайте двете колони, които искате да проверите.
   
2. Изберете Условно форматиране от началната лента.
   
3. Изберете Маркиране на правилата за клетка и дублиращи се стойности.
   
4. Изберете формат за показване и изберете OK.
   

Метод 2 за сравняване на колони за разлики в Excel:

1. Маркирайте клетка 1 в колона C.
   
2. Поставете =IF(COUNTIF($A:$A,$B1)=0,”Няма съвпадение в A”,””) в лентата за формули.
   
3. Трябва да видите „Няма съвпадение в A“ в колона C, където двете колони се различават.
   

Трябва да видите тези клетки с разлики, тъй като трябва да има етикет в съответния ред, който ви казва „Няма съвпадение в A“. Можете, разбира се, да промените това, за да кажете каквото искате. Можете също така да промените буквите на колоните или съответно реда, в който ги сравнявате.