Как да вградите PDF във файл на Excel

В много случаи електронните таблици на Excel се използват за организиране на финансова информация в логичен формат. И често изходните данни, използвани за попълване на електронна таблица, идват от PDF файлове на финансови отчети и фактури.

Ако искате да направите информацията във вашата електронна таблица по-изчерпателна, можете да вградите изходния PDF файл. В тази статия ще разгледаме как да вградите PDF във вашата електронна таблица в Excel. Освен това ще откриете как да свържете PDF файла с оригиналния файл, така че всички актуализации, направени на оригинала, да бъдат отразени във вграденото копие.

Забележка: Excel за Mac НЕ позволява обекти като PDF файлове, така че намерихме ограничено решение, което можете да използвате.

Как да вградите PDF в Excel на Mac

Както споменахме по-рано, поради проблеми със сигурността и политиките на Apple, не можете „директно“ да вградите PDF в Excel за Mac, както можете с Windows. Ние обаче открихме алтернативно решение, което може да работи за вас. Обикновено добавяте „обект“, който е PDF файлът, и можете да щракнете двукратно върху изображението, за да отворите файла, или щракнете с десния бутон и изберете „Отвори“. Когато създава вградения PDF, Mac вместо това показва грешката „Не може да се вмъкне обект“. Mac все още ви позволява да вмъквате файлови обекти на Office, защото може да сканира приложението на файла (Word, Excel и т.н.) и да извърши проверка за сигурност, но всичко останало е невалидно.

Опцията, която открихме, ви позволява да вмъкнете картина или икона като файл и след това да добавите връзка към нея, като по същество правите същото като вмъкването на PDF обекта, но с ограничения. Една разлика е, че трябва да включите източника в електронната таблица (като друг раздел) или да използвате URL адрес, водещ към споделения PDF файл в облака. В противен случай приемникът няма да има достъп до него. Освен това трябва да създадете миниатюра (общо създаване или екранна снимка), да изберете да използвате картина в Excel, получена от файла, или да потърсите общо изображение в библиотеката на Office. Следвайте стъпките по-долу, за да добавите PDF файл към електронна таблица на Excel в macOS.

Добавяне на PDF файлове към Excel Mac с помощта на раздели на електронни таблици

Този метод преобразува PDF файлове в изображения, които можете да поставите в нови раздели на Excel на вашата електронна таблица на Mac Excel или да ги поставите в нови и да ги свържете. Ще създадете миниатюрни изображения на всеки PDF файл или ще използвате икони, за да спестите време, след което ще добавите хипервръзки, които отиват към съответните PDF раздели или листове.

1. Създайте PDF изображение: Преобразувайте PDF в изображение с помощта на софтуер на трета страна или уебсайт за PDF към изображение.
2. Създайте миниатюрно изображение: Създайте вашето миниатюрно изображение за PDF, който да използвате в електронната таблица на Excel. Направете екранна снимка, свийте PDF изображението или използвайте общо изображение в библиотеката на Office.
3. Добавете PDF изображението: Копирайте/поставете го в нов раздел в главната електронна таблица на Excel.
4. Отворете „Ексел“ и работната книга, в която искате да вградите PDF файла.
   
5. Кликнете върху „+“ икона до разделите в долната част, за да създадете нов раздел за PDF изображението, което сте създали в „Стъпка 1“.
6. Изберете клетката в новия раздел, където искате да поставите PDF изображението, след което изберете „Вмъкване -> Картини -> Картина от файл…“
7. Прегледайте и изберете PDF изображението, след което щракнете „Вмъкване“.
8. Прегледайте разположението на PDF изображението, за да се уверите, че изглежда така, както искате.
9. Върнете се към основната страница/раздел на електронната таблица. Изберете клетката, където искате да поставите PDF миниизображението – технически няма да се намира в клетката, но това действа като контейнер за вмъкването му.
   
10. Кликнете върху „Вмъкване“ раздел в горната част и изберете „Снимка -> Картина от файл.“ или „Икони“ в зависимост от вашите предпочитания.
    
11. Потърсете картината или иконата, която искате да използвате като връзка към вашето PDF изображение, и я изберете.
    
12. Преоразмерете изображението, за да пасне на вашата електронна таблица. Можете също да го изрежете, за да премахнете празното пространство.
    
13. След като вече имате вашето миниизображение, щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху изображението/иконата и изберете „Хипервръзка.“
    
14. Изберете „Този ​​документ“ раздел меню, изберете името на PDF раздела, след което щракнете върху „OK“. да го свържа.
15. Тествайте връзката, като щракнете с десния бутон или докоснете с два пръста изображението и изберете „Отворете хипервръзка.“
18. и щракнете върху „Избор“, за да отворите файловия браузър. Изберете вашето PDF изображение и щракнете върху “ДОБРЕ” за да го вмъкнете.
21. За хоствани източници (облак или уебсайт) се уверете, че сте избрали „Уеб страница или файл“ и след това копирайте/поставете URL адреса за PDF в предоставеното поле. Щракнете върху „OK“, за да запазите връзката за изображението.
22. За PDF файлове, които сте конвертирали в изображения, вмъкнете изображението в нов раздел (в долната част на електронната таблица), след което изберете „Този ​​документ“ раздела на менюто и щракнете върху „Избор“, за да отворите файловия браузър. Изберете PDF изображението и щракнете върху “ДОБРЕ” за да го вмъкнете.
23. Намерете и изберете PDF файла, който искате да свържете към миниатюрата в електронната таблица.
    
24. Щракнете върху бутона „OK“.
    
25. За да отворите PDF файла, щракнете двукратно върху иконата или щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху миниатюрата и изберете „Отворете хипервръзка.“
    

След като следвате стъпките по-горе, получавате вграден PDF файл във вашата електронна таблица на Excel за Mac. Щракнете двукратно върху изображението, за да отворите PDF файла, или щракнете с десния бутон върху него и изберете „Отваряне на хипервръзка“. Толкова е лесно!

Добавяне на PDF файлове към Excel Mac с помощта на компресирана папка

Тъй като не можете да вградите PDF в Excel за Mac, можете поне да създадете папка, която включва основната електронна таблица и всички PDF файлове. След като имате това, можете да компресирате папката и да я изпратите в имейл или да я споделите, както е необходимо. Всички файлове ще се намират в тази папка, така че свързването към PDF трябва да работи добре.

Съвместимост: Този процес работи за Windows и macOS, но може да не работи за устройства с iOS (iPhone, iPad), освен ако не включват начин за преглед на PDF файлове.

1. Създайте папка: Създайте нова папка и й дайте име, свързано с електронната таблица.
2. Добавете файловете: Добавете електронната таблица на Excel към папката и всички необходими PDF файлове.
3. Създавайте PDF миниатюри: Правете екранни снимки на PDF файловете и намалете размера, за да ги използвате като връзки към миниатюри в главната електронна таблица. Можете също да използвате общи икони от библиотеката на Office, ако желаете.
4. Отворете „Excel“ и работната книга, в която искате да вградите PDF.
5. Изберете клетката, където искате да поставите PDF миниатюрата. Изображението технически няма да остане в клетката, но това действа като контейнер за вмъкването му.
6. Кликнете върху „Вмъкване“ раздел в горната част и изберете „Снимка -> Картина от файл…“ или „Икони“ ако използвате общи изображения на Office като миниатюри.
   
7. Потърсете създаденото миниатюрно изображение или иконата, която искате да използвате като PDF връзка.
8. Преоразмерете изображението, за да пасне на вашата електронна таблица. Можете също да го изрежете, за да премахнете празното пространство.
9. Щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху изображението/иконата и изберете „Хипервръзка…“
11. или създайте нов с PDF файла и го съхранете в папка, която можете да компресирате с текущата електронна таблица.
12. За PDF файлове, които сте конвертирали в изображения, вмъкнете изображението в нов раздел (в долната част на електронната таблица), след което изберете „Този ​​документ“ раздела на менюто и щракнете върху „Избор“, за да отворите файловия браузър. Изберете PDF изображението и щракнете върху “ДОБРЕ” за да го вмъкнете.
14. Намерете и изберете PDF файла, който искате да свържете с миниатюрата в електронната таблица.
15. 
16. Щракнете върху бутона „OK“.
17. 
18. За да отворите PDF файла, щракнете двукратно върху иконата или щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху миниатюрата и изберете „Отворете хипервръзка.“
19. 

Следвайки стъпките за свързване на PDF в Excel на Mac, вие получавате електронна таблица, която работи както за Mac, така и за Windows, стига да включите и свързания файл.

Как да вградите PDF в Excel на компютър с Windows

Вграждането на PDF във вашата електронна таблица на Excel в Windows е много по-лесно, отколкото да го правите на Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 и т.н. позволяват OLE обекти, така че можете да използвате опцията „Вмъкване -> Обект“. За разлика от Mac, можете да позволите на изображението да се актуализира, както го прави файлът, ако предпочитате. Тази опция обаче крие рискове за сигурността, така че повечето оставят миниатюра на място и я наричат ​​ден. Ето как да вградите PDF в Excel на Windows.

1. Стартирайте „Ексел“ и след това електронната таблица, в която искате да работите.
   
2. Чрез лентата изберете „Вмъкване“ раздел.
   
3. Кликнете “Текст,” тогава „Обект“.
   
4. Избери „Създаване от файл“ раздела, след което щракнете „Преглед“ за да намерите вашия файл.
   
5. Изберете PDF, след което изберете „Вмъкване“.
   
6. В прозореца „Обект“, ако предпочитате файлът да се показва като икона вместо визуализация, проверете „Показване като икона“ опция.
   
7. За да създадете връзка към оригиналния PDF файл, така че направените промени да се копират във вградения файл, добавете отметка към „Връзка към файл“ кутия. Ще трябва също да разрешите актуализираните изображения в Настройки.
   
8. Кликнете “ДОБРЕ” за да запазите промените.
   
9. Щракнете с десния бутон върху вградения обект (PDF), след което изберете „Форматиране на обект…“
   
10. Щракнете върху “Имоти” раздела и изберете „Преместване и размер с клетки“ опция.
    
11. Кликнете “ДОБРЕ” за да запазите промените. Сега иконата ще се разтегне, ако промените размера на клетките.
    

Как да вградите PDF в Excel на iPad

Excel има приложение за iOS, което предлага функционалност на работния плот. Следвайте тези стъпки, за да вградите своя PDF файл в електронна таблица.

1. Отворете приложението „Excel“, след това електронната таблица, в която искате да вградите PDF файла.
   
2. От лентата изберете раздела „Вмъкване“.
   
3. Докоснете опциите „Текст“, след това „Обект“.
4. Кликнете върху раздела „Създаване от файл“, след което изберете „Преглед“.
5. Изберете местоположението на файла, напр. „iCloud“, изберете PDF файла и след това „Отвори“.
6. В прозореца „Обект“ поставете отметка в квадратчето „Показване като икона“, за да покажете файла като икона. Ако не, ще се покаже визуализация на PDF файла.
7. За да направите връзка към оригиналния PDF файл, така че промените, направени в оригинала, да се актуализират към вградения файл, изберете опцията „Връзка към файл“.
8. Докоснете „OK“, за да приложите промените.
   Иконата на файла ще се показва в горната част на клетките по подразбиране. Направете следното, така че иконата да се побере автоматично, ако промените размера на клетките:
9. Натиснете и задръжте PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
10. Докоснете раздела „Свойства“ и изберете опцията „Преместване и размер с клетки“.
11. Докоснете „OK“.

Как да вградите PDF в Excel на iPhone

Следвайте тези стъпки, за да вградите PDF файл във вашата електронна таблица чрез приложението Excel за iOS:

1. Отворете приложението „Excel“.
   
2. Отворете електронната таблица, в която искате да вградите PDF файла.
   
3. Чрез лентата докоснете раздела „Вмъкване“.
   
4. Докоснете „Текст“, след това „Обект“.
5. Изберете раздела „Създаване от файл“, след това „Преглед“.
6. Изберете местоположението на файла, напр. „Dropbox“.
7. Изберете PDF файла, след което „Отвори“.
8. От прозореца „Обект“, за да покажете файла като икона, поставете отметка в квадратчето „Показване като икона“; в противен случай ще се покаже визуализация на PDF файла.
9. Ако искате промените, направени в оригиналния PDF файл, да се актуализират във вградената версия, изберете опцията „Връзка към файл“.
10. Докоснете „OK“, за да запазите промените.
    Иконата ще се показва в горната част на клетките по подразбиране. За автоматично приспособяване, което се адаптира, ако промените размерите на колоните, направете следното:
11. Натиснете дълго PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
12. Изберете раздела „Свойства“ и изберете опцията „Преместване и размер с клетки“.
13. Докоснете „OK“.

Как да вградите PDF в Excel на устройство с Android

Следвайте тези стъпки чрез приложението Excel за Android, за да вградите PDF файл във вашата електронна таблица:

1. Стартирайте приложението “Excel”.
   
2. Отворете работната книга, в която искате да работите.
   
3. Чрез лентата изберете раздела „Вмъкване“.
   
4. Докоснете опциите „Текст“, след това „Обект“.
5. Докоснете раздела „Създаване от файл“, след което „Преглед“.
6. Изберете местоположението на файла, напр. „Google Диск“.
7. Докоснете PDF файла, след което „Отвори“.
8. От прозореца „Обект“ можете да покажете PDF като икона, като поставите отметка на опцията „Показване като икона“. В противен случай ще се покаже визуализация.
9. За да създадете връзка на живо към оригиналния PDF файл, така че всички промени, направени в оригиналните актуализации във вградената версия, поставете отметка в квадратчето „Връзка към файл“.
10. Докоснете „OK“, за да запазите промените.
    По подразбиране иконата ще се покаже в горната част на клетките на Excel. За да сте сигурни, че се побира автоматично и се адаптира към всяко преоразмеряване на колони, направете следното:
11. Натиснете и задръжте PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
12. Изберете раздела „Свойства“ и проверете опцията „Преместване и размер с клетки“.
13. Докоснете „OK“, за да приложите промените.

Изчерпателно отчитане в Excel

Електронните таблици на Excel са отлични за съхраняване, организиране и анализ на финансови данни. Неговите функции предлагат удобство и помагат да се направят отчетите възможно най-пълни.

Excel позволява включването на изходни файлове за справка, с допълнителна опция за вграждане на файлове. Поддържа популярни типове файлове, включително PDF. Ще имате опцията да покажете файла като икона или преглед. Можете също така да създадете връзка към оригиналния файл, така че всички направени промени да бъдат отразени във версията за вграждане.

Какви други функции на Excel използвате за цялостно отчитане? Кажете ни в секцията за коментари по-долу.